Case: Standardbreve i Magistrenes
Arbejdsløshedskasse

Projekt

Omstrukturering og omskrivning af 500 standardbreve til medlemmer af Magistrenes Arbejdsløshedskasse. 

Mål

• Reducere mængden af informationer i de enkelte breve 
• Sørge for et nutidigt og professionelt sprog

• Sikre den sproglige røde tråd i alle breve

• Udarbejde retningslinjer for brevskrivning i MA

• Revidere MA’s skrivepolitik.

Resultater

• Antallet af breve er reduceret med 21,7 %.  

• Brevenes længde er i gennemsnit reduceret med 27,2 %.

• Lixtallet (læsbarhedsindekset) er i gennemsnit faldet fra 45,2 til 41,8, så brevene nu har en middel sværhedsgrad, der svarer til f.eks. dagblade og tidsskrifter.

• Den røde tråd i brevene er blevet sikret gennem en ny skrivepolitik og guidelines for opbygningen af det enkelte brev.
  

Det siger medlemmerne

• ”Jeg har faktisk tænkt på, at de breve, jeg har modtaget fra MA i denne ledighedsperiode - i forhold til da jeg som nyuddannet var under MA's vinge - har været mere konkrete i deres indhold. Det gælder breve om, hvordan man bruger sin selvbetjeningskode på MA's website og andre breve af handlingsanvisende karakter”.

• ”Det lægger op til dialog”. 

• ”Overskrifter er gode, lixtallet er ikke så højt, mere læsevenligt, bl.a. fordi overskrifterne kommunikerer indholdet”.

Proces

Fase 1: Udvikling af koncept

• Bro udvikler sproglige retningslinjer for brevskrivning i MA og udarbejder tre prototyper.

• Bro afholder fokusgruppe med MA’s medlemmer for at afprøve sproglige retningslinjer og  prototyper.

• MA’s ledelse godkender sproglige retningslinjer og prototyper.

Fase 2: Omstrukturering og omskrivning

2a: Bro omstrukturer og omskriver brevene ud fra 17 emneområder

• Bro og repræsentanter fra MA mødes (jurister og fagpersoner) og gennemgår brevene.

• Bro omstrukturerer og omskriver brevene.

• MA’s jurister og fagpersoner kommenterer/godkender brevene.

• Bro tilretter brevene.

• MA klargør brevene til brug.

Fase 3: Ny skrivepolitik 

• Bro reviderer eksisterende skrivepolitik.

• MA’s ledelse godkender de overordnede retningslinjer i skrivepolitikken.

• Bro reviderer skrivepolitikken løbende, efterhånden som projektet skrider frem. 

Fase 4: Implementering

• Bro deltager i den praktiske implementering af brevene i MA's system til dokumenthåndtering - i tæt dialog og samarbejde med MA.

Fase 5: Evaluering (efterår 2009)

• Bro evaluerer de nye breve gennem to fokusgrupper for medlemmer af MA.